Netherlands transparantiemelding voor kandidaten

Oliver James (“wij” of “ons”) is de handelsnaam van Oliver James Associates BV, bedrijfsnummer 58599606 en hoofdkantoor op Amstelplein 1 19e verdiepi, 1096HA, Amsterdam

Wat is het doel van dit document?

In dit document wordt uitgelegd welke persoonsgegevens / persoonlijke informatie wij over u bewaren, hoe we deze verzamelen en hoe we informatie over onze relatie met u gebruiken en delen nadat deze is beëindigd. Verdere details over Oliver James en de ondernemingen van Oliver James, zijn terug te vinden op onze website. Mocht je vragen hebben over dit document, neem dan gerust contact met ons op via: GDPR@oliverjames.com

We zullen de gegevensbeschermingsbeginselen naleven bij het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens. Het is daarom belangrijk dat u deze kennisgeving leest (ook wel 'Transparantiemelding' genoemd), samen met elke andere privacy kennisgeving die wij u kunnen verstrekken bij specifieke gelegenheden wanneer we persoonlijke informatie verzamelen of verwerken.

Wij zijn een ‘verwerkingsverantwoordelijke’ en verzamelen en gebruiken bepaalde informatie over u. Deze informatie wordt ook gebruikt door onze gelieerde entiteiten en groepsmaatschappijen. Daarom bevatten verwijzingen naar “wij” of “ons” in deze kennisgeving alle Oliver James-groepsmaatschappijen.

Deze kennisgeving is van toepassing op alle Kandidaten. In de context van deze kennisgeving, worden onder Kandidaten verstaan: contractanten en permanente rol kandidaten, inclusief vaste en full-time contractanten en PAYE-kandidaten (die rechtstreeks werken via een uitzendondernemingagentschap of via een overkoepelende onderneming), evenals mensen die een speculatief cv hebben verstrekt aan ons, niet in relatie tot een specifieke functie. Onder Kandidaten wordt tevens verstaan: Individuele aannemers, freelance werknemers en werknemers of leveranciers of andere derde partijen. (hierna gezamenlijk "Kandidaten" genoemd).

Hoewel de verwijzing naar Cliënten in deze transparantiemelding vanzelfsprekend is, dekt deze categorie onze klanten, klanten (waaronder managed serviceproviders en bedrijven voor outsourcing van wervingsverwerking) en anderen aan wie wij diensten verlenen in het kader van zijn bedrijfsactiviteiten.

2. Welke persoonsgegevens mogen wij verzamelen?

Persoonsgegevens, of persoonlijke informatie, betekent alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Een identificeerbare natuurlijke persoon is iemand die direct of indirect kan worden geïdentificeerd. Het bevat geen gegevens waarvan de identiteit is verwijderd (anonieme gegevens.

Voor Kandidaten mogen wij de volgende categorieën persoonsgegevens over u verzamelen, opslaan en gebruiken:

•uw naam, titel, adressen, telefoonnummers en persoonlijke e-mailadressen;

•leeftijd / geboortedatum;

•gender informatie;

•familieleden en contactinformatie voor noodgevallen;

•BSN-nummer / nationale verzekering (of equivalent in uw land) en alle andere belasting gerelateerde informatie;

•uw salaris, jaarlijkse vakantie, pensioen- en uitkeringsinformatie;

•uw recht op werkdocumentatie (bijvoorbeeld een paspoort of Immigratiestatusdocument zoals uiteengezet in de check-of-checklist

•uw referenties en andere informatie opgenomen in een cv of begeleidende brief of als onderdeel van het aanvraagproces (inclusief psychometrische testscores en resultaten);

•uw werkgeschiedenis en arbeidsregistratie (inclusief functietitels, werkuren, trainingsregistraties en professionele lidmaatschappen);

•financiële informatie (waar we financiële achtergrondcontroles moeten uitvoeren);

•informatie over uw interesses en behoeften met betrekking tot toekomstige tewerkstelling, zowel rechtstreeks verzameld als afgeleid, bijvoorbeeld van bekeken banen of gelezen artikelen op onze website;

•IP-adres;

•foto's;

•feedback van klanten op uw uitvoering;

•extra informatie die u ons wilt geven;

•extra informatie die uw referenten ons over u willen geven; en

•extra informatie die onze klanten ons over u kunnen vertellen of die we vinden van andere externe bronnen zoals vacaturesites.

​

Bijzondere of gevoelige persoonsgegevens

We verwerken bijzondere persoonsgegevens in de volgende omstandigheden:

•Gezondheidsinformatie, inclusief informatie met betrekking tot een handicap, om te voldoen aan onze wettelijke verplichting om redelijke aanpassingen aan onze diensten aan te brengen, bijvoorbeeld als we speciale afspraken moeten maken voor een interview.

•Informatie gerelateerd aan strafrechtelijke veroordelingen, wanneer dit wettelijk vereist is of wanneer dit een contractuele voorwaarde is die door een Cliënt wordt opgelegd voor de functie waarvoor u zich hebt aangemeld. We nemen contact met u op voordat u dergelijke controles uitvoert. Als er geen wettelijke verplichting is om deze controles uit te voeren, doen we dit alleen met uw toestemming.

•In andere gevallen zullen wij bijzonder of gevoelige persoonlijke informatie alleen verwerken met uw toestemming.

​

Hoe kunnen we uw persoonsgegevens verzamelen?

Wij kunnen persoonlijke informatie van u verzamelen wanneer u zich registreert bij ons of contact met ons opneemt over onze diensten of wanneer we contact met u opnemen. Dit kan per telefoon (inclusief gesprekopname) of e-mail zijn.

Wij kunnen informatie verzamelen tijdens het hele sollicitatie- en rekruteringsproces, hetzij rechtstreeks van u of van een wervingsbureau, leverancier van achtergrondcontroles, vacaturesites of verwijzingen door derden.

We kunnen soms aanvullende informatie verzamelen van derden (met uw toestemming), waaronder voormalige werkgevers, kredietreferentiesbureaus of andere instanties voor achtergrondcontrole.

We kunnen informatie verzamelen van openbaar beschikbare bronnen waaronder sociale mediasites zoals LinkedIn.

We kunnen feedback verzamelen van onze klanten over uw prestaties tijdens uw tewerkstelling.

Met welk doel mogen we uw persoonsgegevens gebruiken?

Wij kunnen jouw persoonsgegevens gebruiken om onze diensten voor jou te verlenen of een contract met u uit te voeren, om onze diensten te verbeteren, of om stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van dit contract, samen met u. Om dit te doen, zullen wij uw persoonlijke informatie in de volgende situaties verwerken:

•om onze diensten aan u te leveren. Onze diensten bestaan uit het lokaliseren van werk voor personen die zijn geregistreerd in onze database van Kandidaten en het introduceren van dergelijke Kandidaten aan onze Klanten; en

•om contact met u op te nemen (waaronder via e-mail) over taken waarvan wij denken dat u misschien geïnteresseerd bent en om contact met u te houden; en

•om onze relatie met u te beheren.

We zullen uw persoonsgegevens ook gebruiken om:

•te controleren of u wettelijk gerechtigd bent om te werken in het land waar u een opdracht heeft of in loondienst bent.

•vaststellen hoe fit u bent om te werken;

•screeningcontroles vóór de tewerkstelling uitvoeren;

•informatie over u verifiëren die we kunnen gebruiken met behulp van openbaar beschikbare bronnen;

•(indien van toepassing) uw gebruik van onze informatie- en communicatiesystemen te controleren om ervoor te zorgen dat ons IT-beleid wordt nageleefd;

•zorgen voor netwerk- en informatiebeveiliging, inclusief het voorkomen van ongeoorloofde toegang tot onze computer- en elektronische communicatiesystemen en het voorkomen van de distributie van schadelijke software; en

•gegevensanalysestudies uitvoeren om de retentie en uitputtingspercentages van medewerkers te evalueren en beter te begrijpen.

​

Wat zijn de wettelijke grondslagen voor ons om uw persoonlijke informatie te gebruiken?

We zullen uw persoonlijke informatie alleen gebruiken als de wet ons dat toestaat. Meestal zullen we uw persoonsgegevens gebruiken in de volgende omstandigheden:

•waar we het contract moeten uitvoeren, dat we met u zijn aangegaan, inclusief de pre-contractuele fase;

•waar we moeten voldoen aan een wettelijke verplichting;

•waar het noodzakelijk is voor onze legitieme belangen om te zorgen voor een goed verloop van ons bedrijf als wervingsbureau. We mogen dit doen zolang onze activiteiten niet onevenredig inbreuk maken op uw privacy; of

•als u uw toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Als u geen persoonlijke informatie verstrekt

Als u op verzoek bepaalde informatie niet verstrekt, is het mogelijk dat we onze diensten niet voor u kunnen verrichten of het contract dat we met u zijn aangegaan, niet kunnen uitvoeren (zoals u voorstellen aan onze klanten of u een voordeel bieden).

Verandering van doel

Wij zullen uw persoonlijke informatie uitsluitend gebruiken voor de doeleinden waarvoor we deze hebben verzameld, tenzij we redelijkerwijs vinden dat we deze om een andere reden moeten gebruiken en dat de reden verenigbaar is met het oorspronkelijke doel. Als we uw persoonsgegevens gegevens moeten gebruiken voor een niet-verwant doel, zullen we u hiervan op de hoogte stellen en zullen we de juridische basis toelichten die ons daartoe in staat stelt.

Houd er rekening mee dat we uw persoonsgegevens kunnen verwerken zonder uw medeweten of toestemming, voor zover wettelijk vereist of toegestaan.

Geautomatiseerde besluitvorming inclusief profiling

Oliver James maakt gebruik van moderne technologieën om ons rekruteringsproces te verbeteren en de efficiëntie te verhogen. Dit houdt in, waar toepasselijk,, het gebruik van geautomatiseerde technologieën voor het verstrekken van samenvattingen en beschrijvingen. Dit kan de verwerking van persoonsgegevens door middel van automatisering omvatten, maar wij houden ons strikt aan alle toepasselijke wettelijke verplichtingen om uw privacy te beschermen. Op dit moment is bij al onze wervingsactiviteiten sprake van menselijke besluitvorming, hoewel we in de toekomst mogelijk volledig geautomatiseerde technologieën zoals expertsystemen of machine learning zullen gebruiken om een ​​selectieproces voor kandidaten van begin tot eind te voltooien, waar dit toepasselijk is en in overeenstemming met de plaatselijke richtlijnen. wetten en eisen. We kunnen geautomatiseerde processen gebruiken om de persoonlijke informatie die u ons hebt verstrekt te controleren, ter aanvulling van de informatie die beschikbaar is voor onze consultants.

Waar nodig zullen wij uw toestemming vragen om sommige of al deze activiteiten uit te voeren. Als u geen toestemming geeft voor profilering, verkleint dit waarschijnlijk de kans dat wij met succes een nieuwe baan voor u vinden.

Met wie mogen we uw persoonsgegevens delen en met welk doel?

We kunnen uw persoonlijke informatie delen met de volgende derden en zij kunnen persoonlijke informatie over u voor hun eigen doel verwerken:

•potentiële klanten om u een geschikte positie te vinden;

•de klant waarmee wij u plaatsen om onze relatie te beheren en om facturen te betalen;

•andere wervingsbureaus en tussenpersonen, inclusief uw servicebedrijf (indien van toepassing) om u te plaatsen voor een positie en voor het beheer van onze relatie;

•personen en organisaties die informatie bijhouden met betrekking tot uw referentie of aanvraag om met ons samen te werken, zoals huidige, vroegere of toekomstige werkgevers, opleiders en onderzoeksinstanties en arbeidsbureaus en wervingsbureaus;

•derden die we hebben behouden voor het verlenen van diensten aan ons, waaronder KYC services (zoals referenties, kwalificaties en checks op strafrechtelijke veroordelingen), IT-ondersteuning, e-mailservices, loonadministratie, website hosting, en andere derde partijen die namens ons diensten verrichten (waaronder externe technische consultants, zakenpartners en professionele adviseurs zoals juristen, auditors en accountants); and

•belasting-, audit- of andere autoriteiten, wanneer we te goeder trouw van mening zijn dat de wet of andere regelgeving ons verplicht deze gegevens te delen (bijvoorbeeld vanwege een verzoek van een belastingdienst of in verband met een verwachte rechtszaak).

We kunnen kandidaatgegevens, zoals uw naam, salaris en cv, delen binnen de OJ-groep, inclusief onze internationale kantoren, om u via een ander groepsbedrijf te plaatsen. Alle kantoren binnen de OJ-groep hebben toegang tot ons gecentraliseerde systeem voor het plaatsen van kandidaten wereldwijd.

Al onze externe dienstverleners en andere entiteiten in de OJ-groep zijn verplicht om gepaste beveiligingsmaatregelen te nemen om uw persoonlijke informatie te beschermen in overeenstemming met ons beleid. We staan niet toe dat onze externe serviceproviders uw persoonsgegevens gebruiken voor hun eigen doeleinden.

We kunnen de resultaten van onze diversiteits- en inclusiemonitoring op geanonimiseerde basis delen.

Waar slaan we uw persoonsgegevens op?

We slaan uw informatie op in onze centrale database die wordt bewaard op beveiligde servers binnen de EER. Informatie over onze database is toegankelijk voor onze groepsmaatschappijen van lokale kantoren in de EER (Dublin, Amsterdam, Antwerp, Frankfurt, Milaan en Brussel), onze kantoren in landen met een vastgestelde gelijkwaardigheidsbeschikking (Londen en Manchester), en onze kantoren buiten de EER (Verenigde Staten, Hong Kong en Singapore).

Om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke informatie voldoende bescherming geniet, hebben we een door de EU goedgekeurd contract met de ontvangers buiten de EER opgesteld om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke informatie door die partijen wordt behandeld op een manier die in overeenstemming is met en die respecteert de EU- en Britse wetgeving inzake gegevensbescherming.

Als u meer informatie wenst over deze beschermingsmaatregelen, kunt u deze opvragen bij GDPR@oliverjames.com

Gegevensbeveiliging

We hebben passende beveiligingsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens per ongeluk verloren gaan, gebruikt of geopend op een ongeoorloofde manier, gewijzigd of openbaar gemaakt. We hebben procedures ingesteld voor het omgaan met vermeende inbreuken op de gegevensbeveiliging en stellen u en elke toepasselijke regelgevende instantie op de hoogte van een vermoede schending wanneer dit wettelijk verplicht is.

Hoelang gebruiken we uw persoonsgegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens alleen zolang als nodig is om de doelen te bereiken waarvoor we deze hebben verzameld, inclusief met het oog op het voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige of rapportagevereisten.

We zullen uw persoonsgegevens voor een aantal doeleinden bewaren, indien nodig om ons in staat te stellen onze activiteiten uit te voeren. Uw informatie wordt maximaal 5 jaar bewaard vanaf het laatste contactpunt op onze hoofdsystemen, waarna het zal worden geanonimiseerd, gearchiveerd of verwijderd.

Sommige gearchiveerde informatie kan maximaal 7 jaar worden bewaard om te voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige of rapportageverplichtingen (of gelijkwaardig in uw land, wettelijke verplichting, plus 1 jaar). Elke bewaring van persoonsgegevens zal gebeuren in overeenstemming met wettelijke of reglementaire verplichtingen en met industriestandaarden. Deze bewaartermijnen voor gegevens kunnen zonder verdere kennisgeving worden gewijzigd als gevolg van wijzigingen in de bijbehorende wet- of regelgeving.

Als u vragen hebt over het bewaren van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met GDPR@oliverjames.com

Uw rechten met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens

Het is belangrijk dat de persoonlijke informatie die we over u hebben, juist en actueel is. Houd ons op de hoogte als uw persoonsgegevens veranderen tijdens uw relatie met ons.

Uw rechten in verband met uw persoonlijke informatie

•U heeft het recht om geïnformeerd te worden over wat wij doen met uw persoonsgegevens. Dit bericht beschrijft hoe we het gebruiken. Als we wijzigen wat we doen, bieden we u een bijgewerkte versie van deze kennisgeving.

•U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u ons vraagt om uw persoonsgegevens te verwijderen, kunnen we onze diensten niet aan u leveren.

•U heeft het recht om toegang tot uw persoonlijke informatie te vragen (algemeen bekend als een "toegangsverzoek voor een persoon"). Hiermee kunt u een kopie ontvangen van de persoonsgegevens die we over u bewaren en controleren of we deze op rechtmatige wijze verwerken.

•U heeft het recht om ons te verzoeken de persoonlijke informatie die wij over u hebben bij te werken.

•U heeft het recht om ons te verzoeken de informatie die wij over u hebben te verwijderen. Als u ons vraagt om uw persoonsgegevens te verwijderen, kunnen we onze diensten niet aan u leveren.

•U heeft het recht om ons te vragen om te stoppen met het verwerken van persoonlijke informatie waar we gerechtvaardigd belang voor hebben en er is iets aan uw specifieke situatie waardoor u bezwaar wilt maken tegen verwerking op deze grond. Als u ons vraagt om ons gebruik van uw persoonlijke gegevens te stoppen, kunnen we u misschien niet van onze diensten voorzien.

•U heeft het recht om ons te vragen om te beperken hoe wij uw persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode gebruiken. Als u ons vraagt om ons gebruik van uw persoonsgegevens te beperken, kunnen we u misschien niet van onze diensten voorzien.

•U heeft het recht om ons te verzoeken informatie die u ons hebt verstrekt in een formaat dat op de computer kan worden gelezen aan een andere organisatie te sturen,

​

Als u uw rechten wilt uitoefenen, kunt u contact opnemen met GDPR@oliverjames.com. We zullen specifieke informatie van u moeten vragen om ons te helpen uw identiteit te bevestigen en uw recht op toegang tot de informatie te waarborgen (of om uw andere rechten uit te oefenen).

Wijzigingen in deze transparantiemelding

Deze transparantieverklaring kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt en we zullen de bijgewerkte versie op onze website plaatsen.

​

​