Deze Privacyverklaring is van toepassing op Kandidaten, Klanten, Medewerkers, Leveranciers en alle andere personen of entiteiten waarvan Oliver James de gegevens kan verzamelen, opslaan of verwerken in verband met het verlenen van wervingsdiensten of andere zakelijke communicatie en activiteiten. De verklaring is van toepassing op bezoekers van de website van Oliver James, met inbegrip van geregistreerde gebruikers.

Oliver James is wereldwijd onderworpen aan alle toepasselijke regelgeving op het gebied van gegevensbescherming, privacy en elektronische communicatie, waaronder: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679); de UK Data Protection Act 2018; Zwitserse gegevensbeschermingswet (nFADP) 2023; en alle toepasselijke wetten, verordeningen en eventuele lokale uitvoeringswetgeving (Wetgeving Gegevensbescherming).​

Voor de doeleinden van deze Privacyverklaring gelden de volgende definities:

Kandidaat betekent een onafhankelijke aannemer, tijdelijke werknemer en een kandidaat voor een vaste rol, inclusief een aannemer of PAYE-kandidaat die rechtstreeks via een bureau of via een overkoepelend bedrijf werkt; evenals mensen die een speculatief CV aan Oliver James hebben verstrekt en Kandidaten zullen dienovereenkomstig worden geïnterpreteerd.

Onder Klant wordt verstaan een klant van Oliver James, een opdrachtgever (waaronder ook managed service providers en recruitment processing outsourcing companies vallen) en anderen aan wie Oliver James Diensten verleent en Klanten dienen dienovereenkomstig te worden geïnterpreteerd.

Werknemer betekent een toekomstige werknemer van Oliver James en Werknemers worden dienovereenkomstig geïnterpreteerd.

Persoonsgegevens betekent alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon.

Diensten betekent de wervingsdiensten van Oliver James, waaronder het vinden van werk voor personen die in de database van Kandidaten van Oliver James zijn geregistreerd, de marketing van de Diensten van Oliver James aan Opdrachtgevers en Kandidaten, het ondersteunen van de sollicitatieprocedure van Kandidaten, het voorstellen van Kandidaten aan Opdrachtgevers van Oliver James, het beheren van de lopende relatie tussen Oliver James en Kandidaten of Klanten, en alle overige handelingen die redelijkerwijs noodzakelijk zijn om de activiteiten van Oliver James als wervingsbureau soepel te laten verlopen.

​Persoonsgegevens uit speciale categorieën zijn persoonsgegevens die specifieke bescherming verdienen onder de wetgeving inzake gegevensbescherming. Hieronder vallen gegevens met betrekking tot genetische, biometrische en gezondheidsgegevens, seksuele geaardheid, evenals persoonlijke gegevens waaruit ras en etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of ideologische overtuigingen of vakbondslidmaatschap blijken.

Leveranciers betekent leveranciers en potentiële leveranciers van diensten aan Oliver James.

​Persoonsgegevens verwerkt door Oliver James

Onderworpen aan de wetgeving inzake gegevensbescherming kan Oliver James enkele of alle van de volgende categorieën Persoonsgegevens verwerken :

• naam, titel, adressen, telefoonnummers en persoonlijke e-mailadressen;

• leeftijd/geboortedatum;

• nabestaanden en contactinformatie voor noodgevallen;

• BSN/nationale verzekering (of gelijkwaardig in het betreffende land) en alle andere belasting gerelateerde informatie;

• informatie over salaris, jaarlijks verlof, pensioen en secundaire arbeidsvoorwaarden;

• recht op werk documentatie;

• referenties en andere informatie in een CV of sollicitatiebrief of als onderdeel van de sollicitatieprocedure (waaronder scores en resultaten van psychometrische tests);

• werkgeschiedenis en arbeidsgegevens (waaronder functietitels, werktijden, trainingsgegevens, werkervaring, vaardigheden en professionele lidmaatschappen);

• financiële informatie (indien nodig om financiële antecedentenonderzoeken uit te voeren);

• informatie over interesses en behoeften met betrekking tot toekomstig werk, zowel direct verzameld als afgeleid, bijvoorbeeld uit vacatures die bekeken zijn of artikelen die gelezen zijn op de website van Oliver James;

• foto's;

• feedback van Klanten over de prestaties van Kandidaten;

• extra informatie die door referenten, Klanten of Kandidaten vrijwillig met Oliver James wordt gedeeld;

• andere informatie die relevant is om ons te helpen wervingsdiensten te verlenen, waaronder verzekeringsgegevens en bedrijfsgegevens;

• marketingvoorkeuren;

• informatie over het websitegebruikerstraject:

• Technische informatie, waaronder inloggegevens, browsertype en -versie, tijdzone-instelling, browserplug-intypes en -versies, besturingssysteem en platform.

• ​Informatie over bezoeken, inclusief de volledige Uniform Resource Locators (URL) clickstream, via de site van Oliver James (inclusief datum en tijd); bekeken of gezochte diensten; responstijden van pagina's, downloadfouten, duur van bezoeken aan bepaalde pagina's en informatie over pagina-interactie (zoals scrollen of klikken).

In overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming kan Oliver James enkele of alle van de volgende categorieën bijzondere persoonsgegevens verwerken:

• gezondheidsinformatie, met inbegrip van informatie met betrekking tot een handicap, om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van Oliver James om redelijke aanpassingen aan Diensten aan te brengen, bijvoorbeeld indien speciale regelingen voor een sollicitatiegesprek vereist zijn;

• wanneer dit wettelijk vereist is of wanneer dit een contractvoorwaarde is die door een Klant wordt opgelegd voor de functie waarop een Kandidaat heeft gesolliciteerd (zoals informatie met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen).

​Verzamelen van Persoonsgegevens

Oliver James kan Persoonsgegevens verzamelen:

·      rechtstreeks van een Kandidaat die zich aanmeldt bij of contact opneemt met Oliver James in verband met Diensten;

·      wanneer Oliver James contact opneemt met Kandidaten, Klanten of andere derden per telefoon (inclusief gespreksopname en transcriptie), SMS, e-mail, sociale media of andere middelen;

·      tijdens het sollicitatie- en wervingsproces, hetzij rechtstreeks van Kandidaten, Werknemers of van derden, waaronder wervingsbureaus, vorige werkgevers, kredietreferentiebureaus, aanbieders van achtergrondcontroles, vacaturebanken of verwijzingen;

·      uit openbaar beschikbare bronnen, waaronder sociale mediasites zoals LinkedIn; en

·      van Klanten met betrekking tot de prestaties van Kandidaten.

​Verwerking van Persoonsgegevens

Oliver James kan Persoonsgegevens in de volgende situaties verwerken:

• om Oliver James Diensten te verlenen aan Klanten of Kandidaten (waaroner het regelen van interviews, het onderhandelen over compensatiepakketten, het geven van feedback, het uitvoeren van nalevingscontroles, het produceren van facturen en alle andere relevante doeleinden voor het verlenen van Diensten);

• om Kandidaten in staat te stellen informatie in te dienen, online te solliciteren (inclusief via websites) voor vacatures of zich te abonneren op waarschuwingen over vacatures waarvan Oliver James denkt dat deze interessant kunnen zijn voor Kandidaten

• om de levering van diensten van Leveranciers aan Oliver James te vergemakkelijken;

• om de relatie van Oliver James met Kandidaten, Klanten of andere derden te beheren;

• om andere door Oliver James aangeboden diensten te ontwikkelen en op de markt te brengen (indien voor dergelijke doeleinden toestemming is verleend)

·       zorgen voor netwerk- en informatiebeveiliging, waaronder het voorkomen van onbevoegde toegang tot de computer- en elektronische communicatiesystemen van Oliver James en het voorkomen van de verspreiding van kwaadaardige software; en

• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Indien relevant voor Kandidaten, kan Oliver James Persoonsgegevens ook gebruiken om:

• controleren of Kandidaten wettelijk gerechtigd zijn om te werken in het land waar een Klant Diensten zoekt.

• de arbeidsgeschiktheid vast te stellen;

• controles vóór indiensttreding uit te voeren;

• nalevingsinformatie te verifiëren, wat Oliver James kan doen met behulp van openbaar beschikbare bronnen;

• toezien op het gebruik van de informatie- en communicatiesystemen van Oliver James om ervoor te zorgen dat het IT-beleid van Oliver James wordt nageleefd; en

• gegevensanalyses uitvoeren om de retentie- en verlooppercentages van werknemers te bekijken en beter te begrijpen.

​Rechtsgrondslagen voor het verwerken van Persoonsgegevens

Oliver James zal alleen Persoonsgegevens verwerken wanneer er een relevante wettelijke basis voor de verwerking bestaat. Over het algemeen verwerkt Oliver James Persoonsgegevens in de volgende omstandigheden:

• om contractuele verplichtingen uit te voeren, met inbegrip van de levering van Diensten

• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;

• wanneer dit noodzakelijk is voor de legitieme belangen van Oliver James om de goede werking van Oliver James als wervingsbureau te waarborgen, zolang deze activiteiten geen onevenredige inbreuk maken op de persoonlijke levenssfeer van een persoon; of

• wanneer Oliver James toestemming heeft gegeven om uw gegevens te gebruiken.

Als zodanig kan Oliver James Persoonsgegevens verwerken zonder medeweten of toestemming, wanneer dit vereist of toegestaan is door de wetgeving inzake gegevensbescherming.

Persoonlijke gegevens niet verstrekken

Het niet verstrekken van bepaalde Persoonsgegevens of andere informatie wanneer hierom wordt verzocht, kan tot gevolg hebben dat Oliver James geen Diensten kan verlenen of contractuele verplichtingen niet kan nakomen. Dit kan betekenen dat Oliver James niet in staat is Kandidaten aan Klanten voor te stellen of Kandidaten te betalen.

​Wijziging van het verwerkingsdoel

Oliver James zal Persoonsgegevens alleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij Oliver James redelijkerwijs van mening is dat het noodzakelijk is om Persoonsgegevens te gebruiken voor een ander doel dat verenigbaar is met het oorspronkelijke doel.

​Geautomatiseerde besluitvorming

Oliver James maakt gebruik van moderne technologieën om het wervingsproces te verbeteren en de efficiëntie te verhogen. Dit omvat, indien van toepassing, het gebruik van geautomatiseerde technologieën voor het verstrekken van samenvattingen en beschrijvingen. Dit kan ook de geautomatiseerde verwerking van Persoonsgegevens omvatten, met inachtneming van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Op dit moment zijn alle wervingsactiviteiten van Oliver James gebaseerd op menselijke besluitvorming, hoewel Oliver James in de toekomst gebruik kan maken van volledig geautomatiseerde technologieën, zoals expertsystemen of machine learning, om het selectieproces van Kandidaten van begin tot eind te voltooien, indien van toepassing en in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming. Oliver James kan gebruik maken van geautomatiseerde processen om de aan Oliver James verstrekte Persoonsgegevens te controleren, ter aanvulling van de informatie waarover de adviseurs van Oliver James beschikken

Waar nodig zal Oliver James toestemming vragen om sommige of al deze activiteiten uit te voeren. Als er geen toestemming wordt gegeven, zal dit de kans verkleinen dat Oliver James met succes een Kandidaat doorverwijst.

​Delen van gegevens

Oliver James kan Persoonsgegevens delen met de volgende derden, die Persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden kunnen verwerken:

• potentiële Klanten om geschikte functies voor Kandidaten te vinden;

• Klanten bij wie Oliver James kandidaten heeft geplaatst om de lopende relatie te beheren en facturen op te stellen of betalingen te doen;

• andere wervingsbureaus en tussenpersonen, met inbegrip van een Kandidatenservicebedrijf (indien van toepassing) om een Kandidaat voor een functie te plaatsen en voor het beheer van de relatie;

• personen en organisaties die beschikken over informatie met betrekking tot referenties van Kandidaten of sollicitaties om bij ons te werken, zoals huidige, vroegere of toekomstige werkgevers, opleiders en exameninstanties en arbeids- en wervingsbureaus; derden die Oliver James heeft ingehuurd om diensten te verlenen, waaronder KYC-diensten (zoals referentie-, kwalificatie- en, indien van toepassing, strafrechtelijke veroordelingscontroles);

·       Oliver James Service Providers, zoals IT-ondersteuning, mailingdiensten, salarisadministratie, websitehosting, andere externe dienstverleners die diensten uitvoeren namens Oliver James (inclusief externe technische consultants);

·       bij de verkoop van een bedrijf of activa, aan de potentiële koper van een dergelijk bedrijf of activa van Oliver James;

·       Oliver James zakenpartners en professionele adviseurs zoals advocaten, accountants en boekhouders, belasting-, audit- of andere instanties; en

·       internationale kantoren van Oliver James ten behoeve van het verlenen van diensten. Alle kantoren van Oliver James hebben toegang tot het centrale systeem van Oliver James dat gebruikt wordt voor het wereldwijd plaatsen van kandidaten.

Alle Leveranciers en andere entiteiten van de Oliver James groep zijn verplicht om passende veiligheidsmaatregelen te nemen om Persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met het beleid van Oliver James.  Waar mogelijk staat Oliver James niet toe dat Toeleveranciers Persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden gebruiken.

​Oliver James mag de resultaten van diversiteits- en inclusiemonitoring op geanonimiseerde, geaggregeerde basis delen.

​Gegevensopslag

Oliver James slaat Persoonsgegevens op in de centrale database van Oliver James, die op beveiligde servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER) wordt bewaard. De gegevens, die in de database van Oliver James zijn opgeslagen, kunnen door groepsmaatschappijen van Oliver James worden geraadpleegd vanuit lokale kantoren binnen de EER (Dublin, Amsterdam, Milaan, en Brussel), vanuit kantoren in landen, die een goedkeuringsbeschikking hebben ontvangen (Londen, Manchester) en vanuit kantoren van Oliver James, die buiten de EER zijn gevestigd (Verenigde Staten, Zürich, Hongkong en Singapore).

Om een adequate bescherming van de Persoonsgegevens te waarborgen, heeft Oliver James standaard contractuele clausules opgesteld, die door de Europese Commissie tussen de leden van de Oliver James Group zijn goedgekeurd. Hierdoor wordt gewaarborgd, dat voor zover gegevens door Oliver James naar landen buiten de EER worden overgedragen, deze worden behandeld op een wijze die in overeenstemming is met de wetgeving inzake gegevensbescherming en deze respecteert.

​Beveiliging van gegevens

Oliver James heeft passende beveiligingsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat Persoonsgegevens per ongeluk verloren gaan, worden gebruikt of onbevoegd worden geraadpleegd, worden gewijzigd of openbaar worden gemaakt. Oliver James heeft procedures ingesteld om vermoedelijke inbreuken op de beveiliging van gegevens te behandelen en zal relevante partijen en toepasselijke regelgevende instanties op de hoogte stellen van een vermoedelijke inbreuk, indien dit wettelijk verplicht is.

Oliver James maakt gebruik van strikte toegangscontroles (waaronder fysieke toegangscontroles), versleuteling, regelmatige back-ups, bewaking en registratie van toegang, inbraakdetectie en -preventie (incl. Incident response plan), samen met aanvullende beveiligingsmaatregelen om de integriteit van opgeslagen Persoonsgegevens te waarborgen en de vereiste beschermingsniveaus te handhaven, zoals uiteengezet in de relevante Wetgeving inzake gegevensbescherming.

​Bewaren van gegevens

Oliver James doet commercieel redelijke inspanningen om ervoor te zorgen dat Persoonsgegevens worden verwijderd zodra het doel waarvoor de Persoonsgegevens werden verzameld, niet langer relevant is.

Persoonsgegevens kunnen worden bewaard om te voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige of rapportagevereisten en zoals vereist voor het leveren van Diensten. Het bewaren van persoonlijke gegevens zal gebeuren in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming en de industrienormen.

Oliver James past waar nodig anonimiserings-, archiverings- en verwijderingsprocessen toe.

​Rechten van persoonlijke gegevens

Onder de wetgeving inzake gegevensbescherming kunnen betrokkenen bepaalde rechten hebben met betrekking tot hun Persoonsgegevens, waaronder:

·      Recht op toegang - het recht om kopieën van Persoonsgegevens aan Oliver James te vragen.

·      Recht op rectificatie - het recht om Oliver James te vragen onjuiste persoonsgegevens te rectificeren of onvolledige gegevens aan te vullen.

·      Recht op verwijdering - het recht om Oliver James te vragen om in bepaalde omstandigheden Persoonsgegevens te verwijderen.

·      Recht op beperking van de verwerking - het recht om Oliver James te vragen de verwerking van Persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden te beperken.

·      Recht om bezwaar te maken tegen verwerking - het recht om in bepaalde omstandigheden bezwaar te maken tegen de verwerking van Persoonsgegevens.

·      Recht op gegevensoverdraagbaarheid - het recht om te vragen dat Oliver James in bepaalde omstandigheden Persoonsgegevens aan een andere organisatie of aan de betrokkene overdraagt.

·      Recht om toestemming in te trekken - Wanneer toestemming wordt gebruikt als rechtsgrondslag voor de verwerking van Persoonsgegevens, kan deze toestemming worden ingetrokken.

Om contact op te nemen met Oliver James over de rechten op het gebied van persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met: GDPR@oliverjames.com.

Het kan nodig zijn dat Oliver James om specifieke informatie vraagt om de identiteit van een persoon te bevestigen en zijn recht op toegang tot de betreffende Persoonsgegevens vast te stellen.

Daarnaast hebben betrokkenen het recht om een klacht in te dienen bij de betreffende toezichthoudende autoriteit.

Wijzigingen aan deze Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt en de bijgewerkte versie zal op de website van Oliver James worden geplaatst.